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6 - Organisation

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1. Vous savez quelles données personnelles vous traitez, pour chaque sujet, dans votre entreprise.
Non, nous n’avons pas de vue d’ensemble. Tout le monde fait ce qu’il veut. / Je ne sais pas. Non, nous ne le savons pas actuellement, mais nous avons déjà un plan pour régler le problème. Oui, nous le savons au sujet des collectes de données personnelles qui sont importantes pour notre entreprise, mais il existe de nombreux bassins de données où seuls les employés individuels savent à leur sujet - le cas échéant. Oui, nous avons plus ou moins la situation sous contrôle. Oui, nous avons même créé un process pour cela, et on l’applique.
2. Vous donnez des instructions à vos employés sur la protection des données, comprenant la confidentialité.
Non, nous ne l’avons pas fait. Nous laissons cela à chacun. / Je ne sais pas. Non, mais nous avons prévu de le faire. Nous avons distribué de l’information, mais rien de plus. Oui, il existe une procédure/directive. Oui, il y a une directive/procédure et nous avons conduit des actions de formation.
3. Vous sensibilisez régulièrement toutes vos équipes à la sécurité de l’information (p. ex., au moyen de vidéos d’apprentissage).
Non, nous ne le faisons pas / Je ne sais pas. Non, mais c’est prévu. Oui, nous avons mis en place des actions de formation continue. Oui, nous avons une charte sur l’utilisation de l’informatique. Non, pas de chartre informatique.
4. Vous avez créé un registre de nos activités de traitement des données personnelles. Ce registre est régulièrement mis à jour.
Personne ne s’en est occupé chez nous / Je ne sais pas. Non, mais c’est prévu. Nous ne sommes soumis qu’au DPA Suisse (Data Processing Agreement, un contrat qui a pour but de faire valider le processus entier de traitement des données par un organisme de contrôle), avons moins de 250 employés et n’avons pas beaucoup de données personnelles à traiter. Celles-ci ne sont pas particulièrement sensibles, et nous ne faisons pas de profilage à haut risque. Nous sommes soumis au RGPD, avons moins de 250 employés, nous traitons des données personnelles seulement occasionnellement et aucune donnée personnelle en notre possession ne nécessite une protection spéciale. De plus, notre traitement ne pose pas de risque élevé pour les personnes concernées. Nous le faisions, mais ce n’est plus le cas. Oui, notre registre a été créé et il est mis à jour régulièrement.
5. L’ensemble de vos applications informatiques présentent une interface utilisateur garantissant une protection des données élevée par défaut.
Personne ne s’en est occupé chez nous / Je ne sais pas. Non, ce n’est pas le cas actuellement, mais nous prévoyons de le mettre en place à l’avenir. Nous confions cette responsabilité à nos fournisseurs. Nous ne l’avons pas systématiquement développé pour toutes nos applications, mais nous l’avons mis en place pour les applications les plus concernées par la protection des données. Oui, nous avons mis en œuvre ces principes sur l’ensemble de nos applications.
6. Dans toutes les collectes de données, vous assurez pouvoir supprimer les données personnelles que vous enregistrez, si cela est demandé
Nous ne faisons pas attention à cela / Je ne sais pas. Non, nous ne sommes pas actuellement en capacité de le garantir, mais nous prévoyons le faire à l’avenir. Oui, nous nous assurons de pouvoir supprimer toute donnée selon toute demande légitime, à tout moment du traitement et du stockage des données.
7. Vous veillez à ne pas faire de duplication inutile des fichiers et autres collections de données contenant des données personnelles.
Personne ne s’en est préoccupé chez nous / Je ne sais pas. Non, nous ne sommes pas en capacité de le garantir aujourd’hui, mais nous prévoyons de le faire à l’avenir. Nous n’y prêtons qu’une attention partielle. Oui, nous prenons en compte ces cas de figure dans nos process.
8. La protection des données concerne également les documents papiers et donc la sécurité physique de vos locaux
Les documents contenant des données personnelles sont stockés dans un coffre Les documents contenant des données personnelles sont stockés sans précautions particulières Non, nous ne partageons pas nos locaux avec d’autres locataires. Oui, nous partageons nos locaux avec d’autres locataires Oui, nous avons installé une alarme Non, nous n’avons pas installé une alarme